CODICE ETICO

1. PREMESSA

Il presente documento, denominato Codice Etico (di seguito, anche “Codice”), contiene i principi etici e le regole generali che, parimenti a quelle legali, regolamentari, caratterizzano l’attività e l’organizzazione aziendale di Fri Communication Group S.r.l.

Tali principi e regole devono essere rispettate dagli amministratori, dai dipendenti, dai collaboratori e da tutti coloro che agiscono in nome e per conto della Società e da tutti coloro operano e/o intrattengono rapporti con la stessa.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI

Le disposizioni del presente Codice Etico sono vincolanti per l’organo amministrativo e i sindaci (se nominati), per tutte le persone legate da rapporti di lavoro subordinato con la Società e per tutti coloro che operano, a qualsiasi titolo e anche temporaneamente, con le stesse. Tal soggetti sono identificati come i “Destinatari” del Codice Etico.

3. PRINCIPI GENERALI

Rispetto delle norme giuridiche

La Società, i suoi dipendenti e tutti i collaboratori interni ed esterni devono rispettare tutte le leggi e le norme vigenti in ciascun Paese o contesto ove essi operino. Nessun obiettivo della Società può essere perseguito né realizzato in violazione delle leggi.

Qualsiasi violazione di norme giuridiche, cui possa conseguire un rischio di coinvolgimento della Società deve essere immediatamente interrotta e comunicata all’organismo aziendale e di vigilanza di competenza.

Onestà e correttezza

Tutti i soggetti che operano all’interno della Società e, in generale, tutti i suoi collaboratori, sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti e il presente Codice Etico nonché ad improntare il proprio comportamento in base ai principi di correttezza, trasparenza e professionalità. In nessun caso il perseguimento dell’interesse e/o comunque del vantaggio della Società può giustificare una condotta non onesta o non corretta.

Imparzialità

Nei rapporti interni e con tutti i portatori di interessi che interagiscono con la propria attività, la Società opera nel pieno rispetto delle caratteristiche personali di ognuno, incentivando e premiando l’integrità ed il senso di responsabilità, rispettando le diversità e ripudiando ogni possibile discriminazione di qualsiasi natura.

Potenziale conflitto di interessi

Deve essere evitata ogni situazione o attività che possa condurre a conflitti di interesse o a condizionamenti estranei all’interesse della Società.

L’esistenza di eventuali situazioni di conflitto d’interesse, anche potenziale, deve essere comunicata al superiore gerarchico e gestita secondo la procedura della Società. La segnalazione è richiesta anche per i casi dubbi.

A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, sono considerate situazioni di conflitto di interesse:

  • la strumentalizzazione della propria posizione per la realizzazione di interessi propri o di terzi contrastanti con quelli della Società;
  • l’utilizzo di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi;
  • il possesso di partecipazioni finanziarie, di cointeressenze o di interessi con fornitori, clienti o concorrenti;
  • ricoprire cariche o incarichi di qualunque genere (Amministratore, Sindaco, Revisore, consulente) presso fornitori, clienti, concorrenti.

In caso di dubbio o di impossibilità a risolvere il conflitto d’interesse l’operazione deve essere sospesa.

Riservatezza

La Società garantisce ai propri clienti e a tutti gli stakeholders in generale, la riservatezza su tutte le informazioni in proprio possesso e vieta a tutti i propri collaboratori (interni ed esterni) di utilizzare tali informazioni per scopi non connessi all’esercizio della propria attività professionale e/o divulgare indebitamente informazioni riservate.

Rispetto delle risorse umane

Il rispetto dei diritti inviolabili dell’uomo è essenziale. Per questo la Società promuove e difende questi diritti in ogni circostanza e ripudia qualsiasi discriminazione fondata sul sesso, sull’etnia, sulla lingua, sul credo religioso e politico e sulle condizioni sociali e personali. La Società fa suoi i principi posti nella Dichiarazione Universale dei Diritti dell’Uomo, nella Convenzione ONU sui diritti dell’infanzia e dell’adolescenza e all’Organizzazione Internazionale del Lavoro, nonché la Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali.

I Destinatari, nella diffusione al pubblico di informazioni e notizie, devono agire nel rispetto dei diritti umani e assicurare la necessaria tutela dei minori. Fri Communication Srl incoraggia e promuove la parità di opportunità tra donne e uomini.

Pertanto tutti i Destinatari contribuiranno alla creazione di un ambiente di lavoro che favorisca il raggiungimento degli obiettivi aziendali mediante:

  • la selezione e la valutazione del personale, che è effettuata in base a criteri oggettivi fondati sulla corrispondenza dei profili professionali e delle competenze dei candidati rispetto alle esigenze aziendali e nel rispetto delle pari opportunità dei candidati;
  • l’assunzione del personale in conformità alle tipologie contrattuali previste dalla normativa ed ai contratti collettivi nazionali di lavoro applicabili;
  • la promozione della cultura della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché il pieno rispetto della normativa in materia applicabile e dei più elevati standard di riferimento e misure di prevenzione e protezione;
  • la strutturazione di un sistema di remunerazione definito in base al ruolo dei dipendenti e alle capacità e competenze che lo stesso richiede, nonché al confronto continuo e sistematico con il mercato esterno di riferimento;
  • l’osservanza dei diritti previsti dalla Dichiarazione Universale dei Diritti dell’Uomo, unitamente al rifiuto dello sfruttamento del lavoro minorile e alla piena tutela dei diritti del lavoratore, delle libertà sindacali e dei diritti di associazione;
  • lo sviluppo delle capacità e delle competenze di ciascun dipendente;
  • l’adozione di criteri di merito, di competenza o comunque di carattere professionale;
  • il rispetto della personalità, dell’integrità psico-fisica, della sensibilità e della dignità di ciascuno, senza pregiudizi, discriminazioni o atteggiamenti comunque lesivi.

Sicurezza e salute

La Società si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, nonché l’interesse degli altri stakeholder.

Obiettivo di Fri Communication Group Srl è proteggere le proprie risorse umane, patrimoniali e finanziarie, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo all’interno delle Società, ma anche con i fornitori, i clienti e tutti i soggetti coinvolti nella propria attività.

A tal fine la Società realizza interventi di natura tecnica ed organizzativa, attraverso:

  • l’introduzione di un sistema integrato di gestione dei rischi e della sicurezza;
  • una continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere;
  • l’adozione delle migliori tecnologie;
  • il controllo e l’aggiornamento delle metodologie di lavoro;
  • l’apporto di interventi formativi e di comunicazione.

Trasparenza e completezza dell’informazione

I Destinatari del presente Codice sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili, accurate e veritiere, in modo tale che, nell’impostare i rapporti con l’azienda, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti.

Concorrenza

Fri Communication Group Srl riconosce che una concorrenza corretta, libera e leale costituisce un fattore decisivo di crescita e di costante miglioramento dell’impresa.

4. CRITERI DI CONDOTTA

REGOLE GENERALI.

Procedure e deleghe

Il sistema di deleghe e procure della Società deve essere caratterizzato da elementi di “sicurezza” ai fini della prevenzione dei reati (ovvero di rintracciabilità delle operazioni sensibili) e, nel contempo, consentire una gestione efficiente dell’attività aziendale. Solo i soggetti che sono dotati di relativa procura possono impegnare le Società all’esterno. Ciascuna delega a valenza interna definisce in modo specifico ed inequivoco i poteri del delegato, precisandone i limiti, nonché il soggetto (organo o individuo) cui il delegato riporta gerarchicamente.

Omaggi e regalie.

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alla Società. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici e privati italiani ed esteri, che possa indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio alla Società.

In ogni caso, la Società si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici – se noti – delle aziende o degli enti con cui ha rapporti.

I regali offerti – salvo che siano di natura e valore tali da non compromettere l’immagine della Società e da non poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore – devono essere documentati in modo adeguato per consentire eventuali verifiche e autorizzati da parte dei soggetti responsabili.

I Destinatari non devono accettare o cercare di ottenere dai partner commerciali e dai consulenti omaggi e benefici di qualsivoglia natura, se non in linea con gli usi sociali e con la prassi aziendale e purché di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non influenzare l’autonomia di giudizio del Destinatario

Qualora i Destinatari ricevano omaggi o benefici non previsti dalle fattispecie consentite, sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a darne comunicazione alla Società che ne valuta l’appropriatezza.

Uso delle risorse aziendali di Fri Communication Group Srl

Ogni Destinatario è responsabile della protezione e della conservazione delle risorse aziendali a lui affidate per l’espletamento dei propri compiti, nonché del loro utilizzo in modo appropriato e conforme ai fini aziendali e alle procedure aziendali che ne regolano l’utilizzo.

In particolare ogni Destinatario deve: operare con diligenza nell’impiego delle risorse aziendali a lui affidate; evitare utilizzi impropri delle risorse aziendali che possano essere causa di illeciti, danni o riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda; ottenere le autorizzazioni necessarie nell’eventualità di un utilizzo della risorsa al di fuori dall’ambito aziendale; rispettare rigorosamente le procedure aziendali che ne regolano l’uso e la normativa di riferimento applicabile, particolarmente quella attinente il software o, in genere, la tutela delle opere dell’ingegno; improntare l’uso delle risorse ai più elevati livelli di sicurezza, decoro e rispetto della sensibilità altrui.

Tutela dell’ambiente

Fri Communication Group Srl considera l’ambiente un bene primario. A tal riguardo, anche in considerazione dei diritti delle generazioni future, la Società si impegna a diffondere e consolidare una cultura dell’ambiente attraverso una programmazione delle proprie attività, in modo che queste siano svolte nel giusto equilibrio che deve intercorrere tra la libertà di iniziativa economica e le attuali imprescindibili esigenze ambientali.

Inoltre, al fine di sensibilizzare tutti i Destinatari riguardo alle tematiche ambientali e di incolumità pubblica, predispone opportuni e costanti interventi formativi e informativi.

Infine, in un ottica di rispetto dell’ambiente e di incolumità pubblica, opera affinché si adottino tutti i presidi necessari per il miglioramento continuo dei processi e la minimizzazione dei rischi potenziali in materia ambientale.

La Società opera in tal senso anche attraverso una marcata sensibilizzazione e il costante coinvolgimento di tutti i soggetti interessati dalla propria attività: fornitori, partner, consulenti e clienti.

REGOLE DI COMPORTAMENTO NELL’INFORMATIVA AMMINISTRATIVA E CONTABILE

Fri Communication Group Srl si adopera per mantenere un sistema amministrativo-contabile affidabile al fine di predisporre e pubblicare dati economici e finanziari accurati e completi per una rappresentazione chiara, veritiera e corretta dei fatti di gestione.

L’informazione contabile deve essere fondata su principi di trasparenza, vale a dire su verità e completezza dell’informazione di base e delle successive registrazioni.

Inoltre la Società, si adopera per l’istituzione e l’utilizzo di idonei strumenti per identificare, prevenire e gestire i rischi di qualsivoglia natura, le frodi e i comportamenti scorretti.

I Destinatari sono tenuti a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati in modo completo e fedele nella contabilità.

Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto, volta a consentire:

  • l’agevole verifica e ricostruzione contabile;
  • la ricostruzione accurata dell’operazione;
  • l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità.

Ciascuna operazione deve riflettere quanto evidenziato nella documentazione di supporto.

Le registrazioni contabili, le informazioni economiche e finanziarie non possono essere trasmesse o divulgate a terzi senza autorizzazione della funzione aziendale competente.

REGOLE DI COMPORTAMENTO NELLE RELAZIONI COMMERCIALI

Fri Communication Group Srl si ispira, nei rapporti commerciali di qualsiasi natura, ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza e apertura al mercato. I dipendenti ed i collaboratori esterni le cui attività, anche di fatto, siano a qualsiasi titolo riferibili alla Società dovranno seguire comportamenti etici e legali negli affari di interesse della stessa.

La Società richiede a tutti i propri interlocutori commerciali (clienti, fornitori di beni e servizi, ecc.) il rispetto dei principi etici richiamati nel presente Codice Etico.

In tutti i contratti di fornitura sono richiamate le norme contenute nel Codice Etico che il Fornitore deve esplicitamente e formalmente accettare, pena la nullità dell’accordo.

I Fornitori sono tenuti ad osservare un comportamento rispettoso delle norme di legge e delle norme del presente Codice. Il mancato rispetto del Codice Etico e delle norme di legge da parte del Fornitore determinano l’immediata rescissione unilaterale del rapporto contrattuale.

La Società non intrattiene rapporti commerciali con soggetti (persone fisiche o giuridiche) che si sappia o si abbia ragione di sospettare facciano parte o svolgano attività di supporto in qualsiasi forma a favore di organizzazioni criminose di qualsiasi natura.

La selezione delle controparti negoziali

Nella scelta delle controparti negoziali i Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, devono applicare criteri obiettivi e documentabili, ricercando il massimo vantaggio competitivo per la Società, sulla base della qualità e del prezzo del bene o servizio, nonché la garanzia o l’assistenza, senza alcuna discriminazione tra le potenziali alternative e offerte concorrenti.

Ai Destinatari è fatto divieto di fornire collaborazione o supporto, seppure indiretto, a condotte non oneste o potenzialmente illecite da parte dei partner commerciali e dei consulenti.

I Destinatari non devono accettare o cercare di ottenere dai partner commerciali e dai consulenti omaggi e benefici di qualsivoglia natura, se non in linea con gli usi sociali e con la prassi aziendale e purché di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non influenzare l’autonomia di giudizio del Destinatario.

I Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, si assicurano che i partner commerciali e i consulenti operino conformemente alle normative applicabili e, più in generale, con i principi di tutela della persona, della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e dell’ambiente. I Destinatari cooperano, inoltre, con le funzioni aziendali incaricate di accertare l’impegno da parte dei prestatori di lavoro autonomo, dei fornitori e dei partner al rispetto della normativa applicabile e del presente Codice Etico.

Nelle transazioni commerciali è richiesta ed imposta, anche in conformità a protocolli specifici, particolare accortezza nella ricezione ed erogazione di somme di denaro, beni o altra utilità.

REGOLE DI COMPORTAMENTO NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE ISTITUZIONI E I PUBBLICI FUNZIONARI

La Società, gli Organi sociali, gli Amministratori, e tutti i dipendenti, i consulenti e collaboratori, gli agenti, i procuratori ed in genere i soggetti terzi che agiscono per conto di Fri Communication Group Srl nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ispirano ed adeguano la propria condotta al rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza. I soggetti a cui sono attribuite funzioni di rappresentanza nei confronti della Pubblica Amministrazione, o dei funzionari stranieri o appartenenti ad organizzazioni internazionali, devono altresì valutare, nell’ambito di eventuali problematiche insorte nei procedimenti amministrativi, la necessità di ricorrere alle tutele previste a fronte dei comportamenti illegittimi della Pubblica Amministrazione, contribuendo così alla tutela dell’imparzialità e del buon andamento cui è tenuta la Pubblica Amministrazione medesima. I contatti con la Pubblica Amministrazione, italiana, comunitaria o straniera, sono limitati a chi è formalmente incaricato dalla Società mediante idonea lettera d’incarico, mandato e/o procura, generale o speciale, a trattare o ad avere contatti con tali amministrazioni, funzionari pubblici, enti, organizzazioni e/o istituzioni. In tali atti di incarico devono essere indicati il contenuto ed i limiti dei poteri concessi.

Fri Communication Group Srl condanna qualsiasi comportamento, da chiunque per suo conto posto in essere, consistente nel dare, offrire o promettere, direttamente od indirettamente, denaro od altre utilità a Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio, italiani o stranieri, neppure se da ciò possa conseguirne per la Società un interesse o vantaggio.

Omaggi e atti di cortesia sono consentiti (nell’ambito di quanto precisato nel presente Codice Etico con riferimento ai criteri generali di condotta) solo se di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità e la reputazione delle parti e da non poter essere interpretati come finalizzati all’acquisizione impropria di vantaggi per sé o per altri.

I dipendenti o collaboratori esterni che ricevano proposte di benefici da parte di pubblici funzionari devono immediatamente riferire al proprio superiore o all’organismo aziendale di vigilanza (se dipendenti), ovvero al proprio referente aziendale (se terzi).

REGOLE DI COMPORTAMENTO NEI RAPPORTI CON LE ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI

Fri Communication Group Srl impronta il confronto con le Organizzazioni Sindacali in senso responsabile e costruttivo, favorendo un clima di reciproca fiducia e dialogo, nella continua ricerca di proficue relazioni industriali.

I contributi eventualmente versati ai predetti enti devono essere conformi e coerenti con le leggi in vigore e devono essere registrati con accuratezza nelle scritture contabili.

5. MODALITÀ DI ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO

Comunicazione

Il presente Codice è portato a conoscenza di tutti gli Organi sociali, dei dipendenti della Società, dei consulenti e collaboratori, degli agenti, dei procuratori e di qualsiasi altro soggetto terzo collegato alla Società da rapporti qualificati e di chiunque possa agire per conto della Società anche nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, italiana o estera. Tutti i citati soggetti sono tenuti ad apprenderne i contenuti ed a rispettarne i precetti.

Obblighi di vigilanza e informazione

Tutti i dipendenti e i collaboratori della Società sono tenuti a riferire con tempestività e riservatezza ai propri superiori o ai propri referenti aziendali (se terzi) – e, se del caso, all’organismo aziendale di vigilanza – ogni notizia appresa nello svolgimento delle funzioni attribuite circa violazioni di norme giuridiche o aziendali e di quelle sancite con il presente Codice Etico che possano, a qualsiasi titolo, coinvolgere la Società.

I dipendenti possono segnalare ai propri superiori, in forma scritta e non anonima, ogni notizia di violazioni delle predette norme.

I responsabili operativi delle funzioni degli enti sono tenuti a vigilare sull’operato dei propri collaboratori, al fine di prevenire e far cessare qualsiasi violazione di norme, riferendosi all’organo direttivo e all’organismo aziendale di vigilanza.

I responsabili operativi di funzione devono conoscere gli atti illeciti che possono essere compiuti nelle loro aree di attività e cooperare per l’istituzione o l’aggiornamento di regole idonee a prevenirne la commissione.

Violazioni

La violazione delle disposizioni contenute nel presente Codice Etico comporta, a carico dei Destinatari responsabili di tali violazioni – laddove ritenuto necessario per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente con quanto previsto dal quadro normativo vigente – l’applicazione di provvedimenti sanzionatori.

Entrata in vigore

Le disposizioni del presente Codice Etico entrano in vigore a decorrere dalla data di pubblicazione dello stesso.

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